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Propuesta:
Estimados señores,
Para realizar un presupuesto más ajustado en tiempo y precio, agradeceríamos nos respondieran unas cuestiones importantes que nos proporcionarían una idea más técnica de los requerimientos de la intranet deseada.
Entendemos que la intranet necesitaría, principalmente, cumplir los siguientes requisitos:
1) Acceso a información: los usuarios tendrán acceso a documentos introducidos en el sistema.
2) Canal de comunicación: los usuarios podrán enviar información hacia otros usuarios o niveles en la organización.
Las principales cuestiones a aclarar serían:
1) ¿Cuántos niveles de usuario existirán en la Intranet (administrador, supervisor, comercial, etc.) y cuales serán sus principales diferencias (qué podrá hacer cada usuario, qué verá, a qué tendrá acceso, etc.)?
2) ¿Existirán diferencias en la gestión/funcionamiento de cada área de servicios, más allá de la simple clasificación de documentación entre ellas? Por ejemplo, si existe un área que requerirá de algún tratamiento especial.
Además, necesitaríamos más información sobre la estructura del canal de comunicación deseado ¿la información que envíen los usuarios debe seguir una estructura preestablecida, o puede ser información mediante simples tickets? ¿Existirán permisos especiales a la hora de acceder al canal de comunicación como, por ejemplo, que los empleados puedan acceder a la información que están generando sus subordinados?
En cuanto a la presentación de ejemplos, las Intranets programadas por nuestra empresa no están abiertas a personal ajeno a la empresa y, lamentándolo mucho, no disponemos de ningún sistema Intranet de pruebas. Sin embargo, permítanme detallarles brevemente el funcionamiento de dos Intranets que están siendo utilizadas a día de hoy por nuestros clientes:
1) La empresa X de Asturias (España) gestiona préstamos hipotecarios, reunificaciones, etc. entre el cliente y las entidades financieras, intentando dar al cliente la mejor solución a su problema. Para ello se creó una Intranet con dos funciones principales: gestionar sus clientes y crear un canal de comunicación. La gestión de clientes incluía el seguimiento de los mismos desde el estudio de viabilidad (que se generaba de forma automática en la Intranet) hasta la aceptación por parte de una entidad financiera. Por otro lado, las comunicaciones se realizaban mediante tickets y, en este caso, los diferentes niveles de usuario podían acceder a la información enviada por sus subordinados.
2) La empresa Y de Castellón (España) ha desarrollado un Market Place en Internet y desea crear una red comercial en toda España, para ello necesita una Intranet con cuatro funciones principales: creación y gestión de la red de comerciales, venta de sus productos a través de la Intranet, estadísticas y gestión de comisiones, y control por parte de la administración del rendimiento de su red comercial. La Intranet era el medio mediante el cual un comercial podía realizar un venta de un producto/servicio al cliente final, la Intranet generaba la documentación resultante del proceso de venta (contratos y facturas incluídos) y realizaba las gestiones pertinentes para la disposición del producto/servicio por parte del cliente. Además, un comercial/agente de zona/supervisor podía disponer en tiempo casi real (actualizada a día anterior) de información sobre sus ventas y las de sus subordinados, y de las comisiones generadas. Por parte de la administración, el sistema generaba alarmas de bajo rendimiento comercial en algún punto de la red, que saltaban bajo unos supuestos proporcionados por la misma propia empresa y que dependían de los productos/servicios ofertados y de la zona de actuación.
Esperamos que la información proporcionada les resulte útil, y que prosigamos las comunicaciones en vías de crear una solución adecuada a sus necesidades y del agrado de ambas partes.
Reciban un cordial saludo,
...... Carlos Hernández
Teléfono 650 247 105
E-mail: carlos@aureastudios.com
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